Ⅵ．各種資料等
2022.1現在
■規約・細則等（※）
◎茅ヶ崎グリーンハイツ団地管理規約
最新版：2019年5月12日・2021年5月16日一部表記修正
〔付属資料〕別表・各種図面
◎茅ヶ崎グリーンハイツ開発共有地の管理等に関する協定書
最新版：2008年4月1日
◎茅ヶ崎グリーンハイツ使用細則
最新版：2019年5月13日
◎茅ヶ崎グリーンハイツ自動車駐車場使用細則
最新版：2019年5月12日
◎茅ヶ崎グリーンハイツバイク等置場使用細則
最新版：2015年5月17日
◎茅ヶ崎グリーンハイツ自転車置場使用細則
最新版：2015年5月17日
◎茅ヶ崎グリーンハイツ集会所使用細則
最新版：2015年5月17日
◎茅ヶ崎グリーンハイツ専有部分等修繕細則
最新版：2015年5月17日
〔別項〕１号棟・５号棟におけるバルコニー南側壁面へのボイラー（給湯・暖房機）設置基準－最新版2007年4月1日
２号棟・３号棟・４号棟及び６号棟における住戸内構造壁へのエアコン配管用穿孔基準－最新版2015年5月17日
◎茅ヶ崎グリーンハイツ管理細則
最新版：2021年5月16日
◎茅ヶ崎グリーンハイツ運営細則
最新版：2019年5月12日・2021年5月16日一部表記修正
◎茅ヶ崎グリーンハイツ組合員名簿取扱細則
最新版：2018年5月13日
◎茅ヶ崎グリーンハイツ居住者名簿取扱細則
最新版：2018年5月13日
◎茅ヶ崎グリーンハイツ要援護者名簿取扱細則
最新版：2018年5月13日
◎茅ヶ崎グリーンハイツ個人情報管理細則
最新版：2021年5月16日
※デジタルデータ保有。
※保管場所＝管理事務所（管理規約集に収録）。
■要項・要領・制度等（※）
◎茅ヶ崎グリーンハイツ住宅管理専門委員会設置要項
最新版：2019年3月10日
◎茅ヶ崎グリーンハイツ理事会事務局設置要項
最新版：2015年5月17日
◎玄関鍵預かり制度
最新版：2015年5月17日
◎発災時等の緊急時における要援護者登録
最新版：2015年5月17日
◎共用部分からの漏水被害対処要領
最新版：2014年4月1日
◎壁の穿孔許可基準
最新版：2018年9月9日
◎駐車場の一時使用特例措置
最新版：2015年6月14日
◎安心カプセル・安心カードの配布
最新版：2014年12月14日
◎組合管理部分修繕等実施要領
最新版：2018年2月11日
◎滞納管理費等の支払督促要領
最新版：2020年2月9日
◎「駐車場の一時使用」に係る運用と会計処理要領
最新版：2022年2月13日
※デジタルデータ保有。
※保管場所＝管理事務所（管理規約集に収録）。
■関連計画（※）
◎長期修繕計画・中期展望及び長期修繕計画概要
2019年度～2030年度の会計別１２年計画及び2019年度～2044年度概要
最新版：2019年5月13日
◎茅ヶ崎グリーンハイツ消防計画書
最新版：2015年5月17日
〔関連〕自衛消防隊組織（発災時体制）－毎年更新
発災時行動指針－最新版2017年4月1日
防災・発災時～居住者マニュアル～－最新版2016年8月1日
避難経路図－最新版2015年5月17日
※デジタルデータ保有。
※保管場所＝管理事務所（管理規約集に収録）。
■総会議事録等
【アナログ資料】（※）
総会議案・議事録＝分譲入居の翌年1978（昭和53）年以降、大半は手書き・プリント・コピー資料で保管しているが、初期には一部紛失している年度もある。
※保管場所＝防災倉庫（年度別ファイルに収録）。
【デジタル資料】（※）
総会議事録＝2009（平成21）年以降は、通常総会、臨時総会を含めワード・エクセル・PDFで保管中。
総会議案及び資料＝2021（平成24）年以降は、通常総会、臨時総会を含めワード・エクセル・PDFでも保管中。
※保管場所＝管理事務所PC内フォルダ。
■理事会議事録等
【アナログ資料】（※）
理事会議案・議事録＝1977（昭和52）年度以降、大半は手書き・プリント・コピー資料で保管しているが、初期には一部紛失している年度もある。
※保管場所＝防災倉庫（年度別ファイルに収録）。
【デジタル資料】（※）
理事会議案・議事録＝2012（平成24）年度以降は、ワード・エクセル・PDF等でも保管中。
※保管場所＝管理事務所PC内フォルダ。
■委員会議事録等
【アナログ資料】（※）
委員会（1977～1979年度は「住宅問題特別委員会」、1986年度は「汚水処理施設対策委員会」、1987～1889年度は「修繕計画委員会」、1995～1996年度は「住宅修繕委員会」、1997～2011年度は「住宅委員会」）レジュメ・議事録＝1977（昭和52）年度以降、大半は手書き・プリント・コピー資料で保管しているが、初期には一部紛失している年度もある。
※保管場所＝防災倉庫（年度別ファイルに収録）。
【デジタル資料】（※）
委員会（2012年度は「住宅委員会」、2013年度から「住宅管理専門委員会」）レジュメ・議事録＝2012（平成24）年度以降は、ワード・エクセル・PDF等でも保管中。
※保管場所＝管理事務所PC内フォルダ。
■理事会事務局月報
【デジタル資料】（※）
月報
※保管場所＝管理事務所PC内フォルダ。
■各種台帳等（※）
◎竣工図書＝原本及び主要部ＰＤＦ化保管
◎主な修繕記録＝随時更新継続中
Ⅳ.修繕記録－主な修繕工事記録の項を参照。
◎組合員・居住者管理台帳（＊）＝随時更新継続中
各住戸の組合員（区分所有者）の代表者：⇒理事会問い合わせ事項
各住戸の居住者の世帯主：⇒理事会問い合わせ事項
＊当該情報は、茅ヶ崎グリーンハイツ個人情報管理細則第１２条に基づく管理対象。
◎会計図書＝収録継続中
月次決算・半期決算・年次決算
◎管理費等徴収台帳＝毎月更新継続中
◎駐車場使用契約者台帳＝随時更新継続中
各駐車区画の契約者と使用者及び駐車車両：⇒理事会問い合わせ事項
◎バイク・自転車管理台帳＝（ステッカー番号記録）随時更新継続中
◎住戸不動産番号台帳＝横浜地方法務局湘南支局（0210）所管
◎玄関鍵預かり台帳＝随時更新中
◎玄関鍵№台帳＝（MIWA PRキー）随時記録中
◎集合郵便受鍵№台帳＝（田島メタルワークmyナンバー錠）
◎住戸設備状況台帳＝随時更新中
単相２線式から単相３線式への変更住戸（１号棟・５号棟を除く）
光配線導入住戸
◎専有部分等修繕計画承認申請書綴＝随時収録中（1994年～）
◎個人賠償責任保険等の団体契約者台帳＝毎年更新契約継続中
◎備品台帳＝随時更新継続中
◎建物・設備点検報告書綴＝毎月点検継続中
東京互光株式会社委託業務
◎消火器管理・点検台帳＝半期ごと点検継続中
防火管理者所管業務
◎隔て板回り点検台帳＝毎年点検継続中
防火管理者所管業務
◎防災資機材台帳＝随時更新継続中
茅ヶ崎グリーンハイツ自主防災会の所管（委託）
◎備蓄飲食品台帳＝随時更新継続中
茅ヶ崎グリーンハイツ自主防災会の所管（委託）
※デジタルデータ保有。
※保管場所＝管理事務所又は防災倉庫。
◎茅ヶ崎電報電話局（日本電信電話公社＝現・ＮＴＴ東日本株式会社）
敷地使用に関する承諾：線路の設置
締結時期：1977年4月〔原始規約書に記載〕
◎茅ヶ崎電報電話局（日本電信電話公社＝現・ＮＴＴ東日本株式会社）
土地等使用承諾：4号棟北東角交差点に面して街頭用公衆電話１基を設置
締結時期：1977年4月〔原始規約書に記載〕
◎ＮＴＴ東日本株式会社
Ｂフレッツマンションタイプ・ビルタイプ通信機器等に関する承諾：光ケーブル導入へＢフレッツ（ＶＤＳＬ）ラックを各棟に設置
締結時期：2007年４月
◎株式会社ジェイコム湘南・神奈川（＊）
Ｊ：ＣＯＭサービス提供に関する覚書：ＣＡＴＶ等の保守
締結時期：2016年8月26日
＊Ｊ：ＣＯＭのＣＡＴＶ導入に関しては、１９９８年２月１４日付で当時のテレビちがさき株式会社との覚書締結が最初。
※保管場所＝管理事務所又は防災倉庫。